Afin de ne plus avoir à vous soucier de la gestion d’un standard téléphonique, vous pouvez me confier cette tâche. Je me chargerai de répondre à vos clients et de hiérarchiser les demandes par ordre de priorité. Je suis capable de tenir un standard de plusieurs lignes, ce qui est régulièrement le cas au sein de call-center et de cabinets médicaux. Je peux, même à distance, me charger de prendre vos messages et de vous les notifier. Il est important d’engager quelqu’un sachant s’exprimer avec clarté, et disposant de bonnes capacités d'élocution. Choisissez un profil avec des facilités de compréhension et un esprit de synthèse affûté
Je dispose de compétences en comptabilité me permettant d’assurer la liaison avec le cabinet d’expert comptable. Je suis capable d’établir vos rapprochements bancaires et de rassembler les différentes pièces comptables dans des dossiers d’archives. Il est important de bien les tenir à jour, notamment en cas de contrôle URSSAF et pour toutes vos déclarations mensuelles, trimestrielles ou annuelles. (TVA) Si vos process de comptabilité ne sont pas encore automatisés, et afin d’être certain de garder le contrôle sur le suivi de votre trésorerie, vous pouvez me demander de vous tenir informé à chaque mise à jour des registres de données. Il est cependant important de collaborer avec un partenaire de confiance. Enfin, je saurai me coordonner avec votre cabinet comptable afin de disposer de données fiables, à jour, et de tableaux de bords de gestion mensuels
En cas de dettes clients, de retards de règlements, sachez que je peux me charger des relances auprès des différents créanciers afin de vous soulager de cette lourde tâche ingrate. Du recouvrement amiable jusqu’au recouvrement judiciaire, je ferai mon possible pour recouvrer vos impayés sans malmener vos relations commerciales. Je saurai mettre en place différents types de relances et jusqu'au contentieux et l'injonction à payer. je m’assurerai que vous êtes toujours dans les délais de prescription (jusqu’à 5 ans pour un contrat auprès d’un professionnel contre 2 ans auprès d’un particulier) pour pouvoir monter le dossier de recouvrement de créance. Il convient également de vérifier si vos clients sont dans l’illégalité et ont dépassé le cadre de vos conditions générales de vente (dépassement du délai de paiement) avant d’engager une procédure exécutoire
Le risque est grand de retrouver son bureau enseveli sous une montagne de papiers administratifs dès les premières années de l’entreprise. Saviez-vous que les entreprises passent en moyenne 132 heures par an juste à la gestion de leur administratif ? Du temps qui pourrait être bien mieux employé ailleurs… Je peux vous permettre de faire du tri en archivant proprement vos documents. Chemises, classeurs, portes-vues… Des factures et devis bien rangés sont les clés d’un esprit serein en route vers la productivité ! Un plan de classement électronique bien organisé c'est un temps précieux gagné.
Que vous ayez la fibre commerciale ou non n’a plus aucune importance, ou presque… Je peux en effet me charger d’effectuer la promotion de vos événements marketings. Vous souhaitez être visible sur les réseaux sociaux ? Créer et imprimer des flyers ou des plaquettes à distribuer lors de vos salons ou rendez-vous commerciaux ? Vous aimeriez ne plus avoir à réorganiser votre agenda à chaque meeting ou webinaire ? Des mailings, des relances sur Linkedin, un webinaire à organiser...pas de problème, confiez-moi ces démarches de prospection et support commercial. Sachez que je suis douée en relationnel et peut tout-à-fait accompagner votre société sur les plans de sa communication.
Rédiger des emails, trier sa messagerie, répondre aux clients et fournisseurs… Les cadres en entreprise passent plus de 5 heures par jour à consulter leur boîte mail ! Si certains dirigeants choisissent de se dégager des créneaux dans leur journée, d’autres désactivent littéralement leur notification pour ne plus être dérangés. Et puis, il y ceux qui décident de confier ces missions à une personne tiers, comme une assistante administrative.
Pour garantir la sécurité de ses données et celle de ses clients, il est impératif de numériser vos documents sur un Cloud ou un dispositif d’archivage externe, tel qu’une clé USB ou un disque dur. Notez toutefois que ces systèmes de stockage peuvent se perdre, se détériorer ou être dérobés, à l’inverse des solutions de cloud computing. Une secrétaire est formée aux différentes techniques d’archivage et de numérisation.
Un voyage d’affaires qui s’organise à la dernière minute et c’est la débandade. Pour tous vos rendez-vous clients, je suis là pour prendre en charge la gestion de votre planning et gérer vos disponibilités. En déléguant cette tâche relative à votre organisation, vous vous libérez là encore du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
Quoi de plus fastidieux que de prendre le temps d’organiser sa campagne de recrutement lorsque l’on sait d’avance les tâches que cela implique ? Poster une annonce, répondre aux candidats, fixer des dates d’entretiens d’embauche puis réaliser l’intégration des salariés, une fois la sélection effectuée. Faire le tour des sites d’offres d’emplois et surveiller les réponses, vous prendre des RDV, n'a aucun secret pour moi. En fonction des compétences recherchées, je peux vous seconder dans cette tâche, voire se substituer à vous en fonction de l’offre à pourvoir. Dégagez vous d’une contrainte supplémentaire grâce à l’externalisation de vos process de recrutement.
L’imprimante ne produit plus d’encre, les tiroirs sont vides et vos collaborateurs réclament des agrafes ? Vous n’avez probablement pas eu le temps de faire des courses… Laissez quelqu’un d’autre gérer la commande de vos fournitures de bureau et ne passez plus une seule journée à courir derrière un rouleau de scotch ! Votre gestion du stock office est désormais entièrement sous contrôle
Laissez-moi vous concentrer sur le cœur de votre métier en intervenant sur de nombreux aspects de la gestion interne de votre entreprise. Vous gagnez du temps et êtes enfin bien entouré sans prendre le risque d'un recrutement en CDI qui pèserait sur vos charges fixes. Apprenez à vous entourer de partenaire de confiance pour revenir au plus près de votre activité.
